Artigo

Diagnóstico do Núcleo de Memória Engenheiro Francisco Martins Bastos – NuME

Roberta Pinto Medeiros¹

Elisângela Gorete Fantinel²

Maximiliano Servi da Silveira³

Resumo: O Núcleo de Memória Engenheiro Francisco Martins Bastos da Universidade Federal do Rio Grande – FURG, criado no ano de 1994, tem, desde a sua concepção, o propósito de mobilizar a comunidade acadêmica, rio-grandina e os egressos da FURG com vistas a salvaguarda de parte da história da Universidade por meio da preservação de diferentes fontes de pesquisas materializadas em seus acervos. Por isso, o trabalho teve por objetivo geral realizar o diagnóstico do Núcleo de Memória, para isso, foram necessários mapear os acervos custodiados no Núcleo e analisar as informações coletadas com o intuito de identificar possíveis lacunas, problemas ou desafios. A partir das diretrizes metodológicas de diagnóstico de arquivo, recomendou-se a necessidade de se estabelecer um padrão de tratamento e organização dos acervos, somado à criação de processos e políticas com foco nas rotinas de gestão, preservação, acesso e a ampliação da sua interlocução com a sociedade, dada a importância dos acervos para a memória institucional, do seu valor histórico e cultural bem como, do seu caráter científico. Diante dos dados coletados, constatou-se que o diagnóstico de arquivo é uma etapa crucial na gestão de recursos informacionais, cuja importância é ampliada em diferentes ambientes que exigem alta precisão e integridade dos dados, mais precisamente naqueles que tratam da memória de uma instituição, como é o caso do Núcleo de Memória da FURG.

Palavras-chave: _{Núcleo de memória; diagnóstico; universidade; acervos; memória institucional}.

Diagnosis of the Collection of Memory Engineer Francisco Martins Bastos - NuME

Abstract: The Francisco _{Martins Bastos Engineer Memory Center of the Federal University of Rio Grande – FURG, The established in 1994, has aimed since its inception to engage the academic community and FURG graduates in preserving a part of the University's history. This preservation is achieved by maintaining various research materials within its collections. Consequently, the primary goal of this work was to conduct a diagnostic assessment of the Memory Center. This required mapping the collections housed in the Center and analyzing the gathered information to identify potential gaps, issues, or challenges. Following methodological guidelines for archival diagnosis, it was advised to establish standardized procedures for managing and organizing the collections. Additionally, there should be a focus on developing processes and policies that emphasize management routines, preservation, accessibility, and enhancing engagement with the community. This is crucial given the collection's significance to institutional memory, historical and cultural value, and scientific relevance. Given the data collected, it was found that archival diagnosis is a crucial step in the management of information resources, whose importance is magnified in different environments that require high precision and integrity of data, more precisely in those that deal with the memory of an} institution, as is the case with the FURG Memory Center.

Keywords: Memory center; diagnosis; university; collections; institutional memory.

Ingeniero de Diagnóstico de Núcleos de Memoria Francisco Martins Bastos – NuME

Resumen: El Centro de Memoria del Ingenioso Francisco Martins Bastos de la Universidad Federal de Rio Grande – FURG, creado en 1994, tiene, desde su concepción, el objetivo de movilizar a la comunidad académica, a los graduados de Rio Grande do Norte y de la FURG con miras a salvaguardar parte de la historia de la Universidad a través de la preservación de diferentes fuentes de investigación materializadas en sus colecciones. Por lo tanto, el objetivo general del trabajo fue realizar un diagnóstico del Centro de la Memoria, para lo cual fue necesario mapear las colecciones que alberga el Centro y analizar la información recopilada con el fin de identificar posibles vacíos, problemas o desafíos. Con base en los lineamientos metodológicos para el diagnóstico archivístico, se recomendó la necesidad de establecer un estándar de tratamiento y organización de las colecciones, además de la creación de procesos y políticas enfocadas a las rutinas de gestión, preservación, acceso y ampliación de su diálogo con la sociedad. , dada la importancia de las colecciones para la memoria institucional, su valor histórico y cultural así como su carácter científico. Teniendo en cuenta los datos recopilados, se encontró que el diagnóstico de archivos es un paso crucial en la gestión de los recursos de información, cuya importancia se magnifica en diferentes entornos que requieren alta precisión e integridad de los datos, más precisamente en aquellos que tratan de la memoria de una institución, como es el caso del Centro de Memoria FURG.

Palabras-clave: Núcleo de memoria; diagnóstico; universidad; colecciones; memoria institucional.

Como citar este artigo: MEDEIROS, Roberta Pinto; FANTINEL, Elisângela Gorete; SILVEIRA, Maximiliano Servi da. Diagnóstico do Núcleo de Memória Engenheiro Francisco Martins Bastos – NuME. Múltiplos Olhares em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v. 14, p. 1-19, 2024. DOI: 10.35699/2237-6658.2024.48282.

1 Introdução

Este texto tem como finalidade compartilhar o processo de realização do diagnóstico dos acervos do Núcleo de Memória Engenheiro Francisco Martins Bastos (NuME)⁴ da Universidade Federal do Rio Grande - FURG. Tal atividade foi desenvolvida durante os quatro primeiros meses a partir da execução do projeto intitulado “Diagnóstico e organização do acervo do NuME: escritos, imagens e memórias”, que teve início em setembro de 2022 e finalização em agosto de 2023. O objetivo principal da ação foi avaliar o estado atual dos acervos, identificar possíveis lacunas, problemas ou desafios e, subsequentemente, propor soluções adequadas para a preservação, acesso e uso a longo prazo das coleções custodiadas no NuME.

A partir disso, foram criados três objetivos específicos para a pesquisa: mapear as coleções do NuME; analisar as informações coletadas; e propor ações de melhorias aos acervos custodiados no NuME. Metodologicamente, esta pesquisa pode ser considerada como um estudo de caso, pelos procedimentos técnicos utilizados resultarem na elaboração de um diagnóstico de arquivo. Quanto aos objetivos, se caracteriza como pesquisa exploratória, pois é bem flexível, auxiliando no que tange a levantamento bibliográfico, uso de instrumentos para coleta de dados, observação direta e pesquisa documental (Gil, 2000).

Para a elaboração do diagnóstico foi necessário o cumprimento de algumas etapas relevantes, dentre as quais destacam-se: conhecer a instituição quanto ao seu histórico, estrutura, regimento, funções, atividades e produção de materiais. Em um segundo momento buscou-se, então, realizar o estudo dos acervos custodiado pelo Núcleo de Memória, possibilitando analisar e identificar as espécies, os tipos documentais, os seus diferentes suportes e as informações registradas sobre os acervos.

A partir desse mapeamento, e em consonância com os objetivos do trabalho, foi possível ter um entendimento das principais demandas dos acervos. Dentre as necessidades mais emergentes identifica-se a necessidade de se estabelecer um padrão de tratamento e organização dos acervos, para que se possa propor ações de difusão, considerando o potencial de pesquisa dos diferentes acervos do NuME à sociedade. Somado a questões mais estruturais, de organização e funcionamento, é preciso também identificar e criar processos e normas que deem conta das rotinas de gestão dos acervos do Núcleo.

Nas próximas seções encontram-se os resultados obtidos das etapas executadas durante o trabalho. Uma seção que contextualiza o desenvolvimento econômico e educacional da cidade do Rio Grande entrelaçando com a origem da Universidade. Na seção sobre o NuME analisa o seu papel enquanto custodiador da memória institucional da FURG. Por fim, apresenta as considerações finais da pesquisa e suas respectivas referências.

2 O diagnóstico e suas etapas no âmbito do NuME

O NuME é composto por documentos que possuem relação direta com a história e a memória afetiva da Universidade Federal do Rio Grande – FURG. No entanto, para compreender essa relação foi necessário conhecer a sua origem, em que contexto e o por que ele foi criado. Por isso, para entender esse processo de criação do NuME, foi preciso realizar um levantamento de dados bibliográficos e documentais, que contou com a participação de duas bolsistas financiadas pelo Programa de Desenvolvimento do Estudante (PDE), uma professora efetiva, um professor substituto e uma arquivista. O trabalho de coleta de dados iniciou-se em setembro de 2022.

Para que os objetivos fossem alcançados, o trabalho foi estruturado a partir de etapas que estão demonstradas no Quadro 1. Algumas das etapas indicadas no Quadro 1 ocorreram simultaneamente, a exemplo, as etapas 1 e 2.

Quadro 1 – Estrutura das etapas do trabalho

Fonte: Elaboração própria, 2022.

A seguir apresenta-se os resultados da análise dos dados obtidos nas etapas desenvolvidas pelo trabalho. O NuME faz parte da estrutura organizacional da FURG, nesse sentido, foi primordial compreender o contexto institucional por meio da história e da análise da documentação encontrada no seu acervo. Isto tornou possível interpretar o contexto da instituição e sua produção documental, que é o enfoque deste estudo.

Com sua sede na cidade do Rio Grande, Estado do Rio Grande do Sul, a Universidade Federal do Rio Grande – FURG, completou, no ano de 2023, 53 anos de história e foi idealizada especialmente pela comunidade rio-grandina, tendo como motivador a necessidade emergente da população local, frente à carência de escolas de nível superior na região. Antes da sua criação, em agosto de 1969, a Universidade ainda conta com um passado de outras Escolas e Faculdades que a fundaram.

A elaboração deste estudo contou com o uso da metodologia de diagnóstico de arquivo, referenciais teóricos utilizados pela Arquivologia. O diagnóstico de arquivo busca dar conta da análise das informações da instituição por meio de coleta de dados a fim de propor ações, sempre visando melhorias, que competem aos acervos. É o primeiro passo a se realizar na elaboração de um plano de ação para organizar o acervo documental de uma instituição, setor, departamento ou unidade. De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, diagnóstico de arquivo pode ser definido como a “Análise das informações básicas (quantidade, localização, estado físico, condições de armazenamento, grau de crescimento, frequência de consulta e outros) sobre os arquivos [...]” (Camargo; Bellotto, 1996, p. 24).

O diagnóstico de arquivo é um estudo prévio relacionado ao funcionamento dos arquivos de uma organização com o intuito de mapear a situação do acervo, do arquivo ou da instituição. Esta metodologia é muito importante para todo o processo arquivístico e funcionamento de qualquer instituição que produza, receba ou custodie acervos documentais, pois é através de levantamento de dados, que o arquivista terá a compreensão do local a ser administrado, bem como do potencial de atividades que o cenário demanda ou oferece.

Para Paes (2004, p. 35) o processo de organizar um arquivo requer pelo menos quatro etapas: “Levantamento de dados; Análise de dados coletados; Planejamento; Implementação e acompanhamento”. Segundo Paes (2004) a etapa de levantamento deve partir do estudo dos documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e a coleta de informações referente à sua documentação, desta forma, é preciso observar o gênero e os tipos documentais resultantes das atividades.

Mas, é importante ressaltar que para a organização documental de uma instituição é preciso conhecer a entidade mantenedora do arquivo, e para isso é necessário a realização de um pré-diagnóstico. De acordo com Lopes (2013, p. 176) o pré-diagnóstico “[...] consiste no levantamento de dados mais essenciais do problema que foi apontado ao arquivista, incluindo-se aí a natureza da organização, os dados quantitativos e qualitativos básicos da documentação e a definição de uma estratégia e dos objetivos preliminares”.

O mesmo autor salienta que nesta etapa é necessário observar as especificidades da organização para analisar o grau de investigação, ou seja, se deve ser feita de modo mais aprofundado ou não. Portanto, é fundamental compreender a importância do diagnóstico de arquivo, pois é o primeiro passo para conhecer a realidade e atender às verdadeiras necessidades da instituição quanto ao tratamento de seus arquivos.

A partir destas informações e da coleta e análise dos dados, chegou-se à conclusão que a composição dos acervos custodiados pelo Núcleo de Memória é formada por coleções. Nessa dinâmica, o diagnóstico de arquivo também auxilia na representação de conjuntos documentais, que neste estudo são os acervos do NuME. Frente a isso, para ser realizada essa verificação e constatação, requer que se tenha pleno conhecimento da estrutura e funcionamento do órgão ou pessoa produtora e custodiadora.

2.1 Rio Grande: desenvolvimento econômico e educacional e a origem da FURG

O município do Rio Grande, fundado em 1737 a partir da expedição do brigadeiro da Coroa Portuguesa José da Silva Paes, constitui-se no município mais antigo do Estado do Rio Grande do Sul.

Por ser geograficamente estratégico na disputa territorial entre Portugal e Espanha, Rio Grande fez parte de um projeto de ocupação da Coroa Portuguesa de terras que, segundo o Tratado de Tordesilhas, pertenceria à Espanha. Tal projeto se referia à construção de fortificações militares, que se estendiam entre o que é hoje o Estado de Santa Catarina e a costa do Uruguai até a Colônia de Sacramento.

De acordo com Martins (2022), Rio Grande esteve sob o domínio espanhol de 1763 a 1776, o que levou a Coroa Portuguesa a transferir a capital da província para Viamão e posteriormente Porto Alegre. Ainda segundo o autor, Rio Grande teve expressiva dificuldade econômica neste período

O período de domínio espanhol sobre a área em que está a cidade do Rio Grande durou 13 anos e arruinou a pequena economia local, que só se recuperou, lentamente e com grandes dificuldades, após a desocupação, embora se restringindo inicialmente à agricultura de subsistência e à criação de mulas e cavalos (Queiroz, 1987, apud Martins, 2022, p. 62).

A partir da retomada da cidade pelos portugueses, Rio Grande adquiriu projeção econômica, muito em função da sua posição geográfica e por possuir também o único porto marítimo do Estado do Rio Grande do Sul. Segundo Torres (2008), esta importância econômica se consolida com a instalação da alfândega de Rio Grande em 1804, facilitando os processos de importação e exportação de mercadorias e matérias-primas.

Ainda de acordo com Torres (2008), no final do século XIX, Rio Grande passou a ser conhecida como a “cidade das chaminés”, com o surgimento de parques fabris como Fábrica Rheingantz (tecelagem) em 1873, Indústria Leal Santos (alimentos) em 1890, Charutos Poock em 1891 e com a fábrica Ítalo-brasileira (tecelagem) em 1894. Já no século XX, a expansão portuária e a construção dos molhes da Barra (1911-1915) impulsionaram a economia do município, fazendo com que a empresa norte-americana Swift (1917) instalasse um grande frigorífico e também, estimulado pelo pleno desenvolvimento, fosse inaugurada a primeira refinaria de petróleo do Brasil, a Refinaria de Petróleo Ipiranga (1937).

Entretanto, a política educacional do município de Rio Grande não acompanhava a evolução dos investimentos industriais e comerciais. Segundo Vargas et al (2013), a formação educacional oferecida no ano de 1906 aos rio-grandinos era apenas até o quarto ano primário, com turmas multisseriadas e as aulas eram realizadas em instituições que, muitas vezes, possuíam apenas uma sala de aula. Este cenário, de escassez de espaços de ensino, foi modificado com a criação, neste mesmo ano, do Ginásio Municipal Lemos Júnior que, apesar do nome, era, naquele momento, uma instituição privada, que se fortaleceu a partir do desenvolvimento econômico de uma classe social mais privilegiada financeiramente. Segundo Cesar (2016) o colégio Lemos Júnior alcança equiparação com o padrão de qualidade do Colégio Pedro II, da cidade do Rio de Janeiro, nos anos de 1910 e 1922.

A partir de 1910, segundo Vargas et al (2013), foram criadas mais instituições de ensino públicas, as quais citam-se as escolas Juvenal Miller e Bibiano de Almeida, colocando o município em uma melhor situação no que se refere à política educacional, pois até então não havia um efetivo sistema público de ensino. A maioria das escolas particulares eram mantidas por entidades ligadas à Igreja Católica ou por grandes empresas instaladas no município, como por exemplo, a União Fabril. Em 1920, foram consolidadas mais seis instituições públicas e 15 particulares que tratavam do ensino primário, que com o passar das décadas, algumas delas passaram a incluir o ensino ginasial.

Com os investimentos em curva ascendente no município, na década de 1950 percebeu-se a necessidade de implementação do ensino superior. Em virtude dessa carência, os jovens que almejavam cursar uma universidade, se obrigavam, de acordo com Alves (2004), a estudar fora do município, o que dava margem para que, ao concluir os seus estudos, não retornassem a Rio Grande, e dessem continuidade à carreira profissional longe da cidade natal.

O entendimento desse contexto, aliado ao propósito de empreender esforços, resultou em um intenso movimento cultural, cuja finalidade precípua, conforme coloca Alves (2004), foi a criação de uma Escola de Engenharia, na cidade do Rio Grande, justificada pelo elevado número de profissionais da área, oriundos do parque industrial, liderado pela franca expansão e pela instalação da Refinaria de Petróleo Ipiranga⁵. É neste contexto, entre a necessidade e a união de esforços, que em 1951, industriais de Rio Grande, dentre eles o engenheiro Francisco Martins Bastos, na época funcionário da Refinaria, começam a se organizar em prol da concretização dessa ideia.

Segundo Cesar (2016), após a união de interesses entre o poder público e o setor privado, em 1955, é autorizado pelo presidente da República Café Filho, o funcionamento do primeiro curso superior na cidade do Rio Grande. Ainda segundo o autor, a partir da autorização de funcionamento de uma escola de ensino superior, começa a mobilização para a construção da Escola de Engenharia:

Com recursos da Fundação Cidade do Rio Grande são adquiridos ao governo federal 55,6 mil metros quadrados de terreno no prolongamento da rua Coronel Sampaio. A Ipiranga faz a doação de duas áreas para a Fundação Cidade do Rio Grande e de um cheque de 600 mil cruzeiros para o início das obras da Escola de Engenharia, em 1957 (Cesar, 2016, p. 375).

Até o ano de 1961, a Escola de Engenharia teve seu funcionamento autorizado, reconhecido e federalizado. A Fundação Cidade do Rio Grande, consolidou o seu projeto, quando adquiriu o terreno e realizou a construção do prédio próprio para esta Escola, no local onde, atualmente, está instalado o Instituto Federal do Rio Grande do Sul, Campus Rio Grande (Alves, 2004).

Impulsionado pela criação da primeira instituição de nível superior, a Escola de Engenharia (1955) é que em 1958 também é criada a Faculdade de Ciências Políticas e Econômicas. Já em 1959 é lançada a ideia da Universidade do Litoral, na cidade de Rio Grande. Tal mobilização permitiu, em 1960, a implantação da Faculdade de Direito Clóvis Bevilacqua. Em 1961, ocorreu a federalização da escola de Engenharia Industrial de Rio Grande e a implantação da Faculdade de Filosofia de Rio Grande, liderada pelo bispo diocesano Dom Antônio Zattera, vinculado à Universidade Católica de Pelotas (UCPEL) (Cesar, 2016) e, no ano de 1966, a autorização de funcionamento da Faculdade de Medicina.

Entretanto, esse cenário educacional tem expressiva alteração com a aprovação da Lei n° 5.540, de 28 de novembro de 1968, que fixava as normas de organização e funcionamento do ensino superior no Brasil. O texto do Art. 8º previa que as faculdades que tivessem exercendo suas atividades de forma isolada deveriam juntar-se às universidades próximas, permitindo, a partir de uma organização e aprovação de um regimento único, operar com padrões comuns de gestão (Brasil, 1968).

Nesse contexto da política educacional brasileira é que a Universidade do Rio Grande (URG)⁶, fortalecida pelas já existentes faculdades de ensino superior, foi criada pelo Decreto n° 774, de 20 de agosto de 1969, assinado pelo Presidente da República Arthur da Costa e Silva. A sua mantenedora, Fundação Universidade do Rio Grande, era uma entidade jurídica de direito privado e sem fins lucrativos, sendo nomeado para primeiro Reitor o Prof. Adolpho Gundlach Pradel. A Universidade “sai do papel e torna-se realidade. Em 1º de julho de 1970, já estão criados os órgãos oficiais, incluindo o Conselho Universitário, com a nomeação dos seus primeiros integrantes [...]” (Cesar, 2016, p. 409).

A partir da década de 1970, não por coincidência, o município de Rio Grande passa a receber importante atenção do governo federal, no que se refere a novos investimentos em infraestrutura portuária, o que permitiu a implantação de novos projetos industriais, modificando o perfil socioeconômico do município, o que elevou sem dúvidas o patamar de exigência para mão-de-obra qualificada para tais projetos.

É com este cenário de expansão econômica e de fortalecimento da política educacional que o município de Rio Grande tem instituída uma universidade com a criação de cursos superiores capazes de transformar não apenas a economia de uma localidade e de uma região, mas também permitir que mais pessoas tenham uma alternativa de continuidade dos seus estudos, passando a conceber projetos maiores, tanto econômicos quanto sociais, tornando esta política educacional peça importante e estratégica de apoio às decisões necessárias para novos desafios.

Nota-se que o passado da Universidade é composto por diferentes linhas institucionais, mas ao mesmo tempo, essas linhas representam a demanda social rio-grandina daquela época.

Parte dessa história, que trata da origem da formação da Universidade Federal do Rio Grande - FURG, aliado aos saberes e fazeres de servidores, estudantes e parceiros de trabalho, estão materializados em documentos (filmográficos, cartográficos, audiovisuais, textuais, iconográficos, eletrônicos, bibliográficos, museológicos, entre outros) e preservados no NuME, fortalecendo enquanto um espaço institucional significativo para o reavivamento da memória e da história da educação superior de Rio Grande e do Brasil⁷.

2.2 O Núcleo de Memória Engenheiro Francisco Bastos – NuME

Após 25 anos de fundação da Universidade, em 1994, é criado o Núcleo de Memória Engenheiro Francisco Martins Bastos. No desejo de mobilizar a comunidade acadêmica, rio-grandina e os egressos da FURG no sentido de “resgatar, preservar e divulgar a história da Fundação Universidade Federal do Rio Grande” (FURG, 2002, on-line), conforme consta no artigo 2º do regimento do NuME. A partir desse texto, fica claro o objetivo do Núcleo, já que se pode compreender que “Organizações são unidades sociais, intencionalmente construídas e reconstruídas a fim de atingir objetivos específicos” (Nascimento; Vitoriano, 2017, p. 203). E neste caso, o Núcleo teve e tem papel fundamental no processo de preservação da constituição da história e da memória da FURG, pois foi fundado antes de existir de fato um arquivo que estabelecesse diretrizes e programas de gestão documental da Universidade.

A memória institucional refere-se à coletividade de lembranças, informações e conhecimentos acumulados ao longo do tempo em uma organização, empresa, instituição ou entidade. Ela abrange as experiências, decisões, eventos, práticas, realizações e desafios que moldaram a identidade e a trajetória da entidade ao longo dos anos. Isso significa “[...] que para a memória institucional atingir a eficácia esperada deve ser fruto de um estudo minucioso, debruçando-se nas características históricas da instituição, deixando de lado propriedades meramente celebrativas” (Silva; Parrela, 2023, p. 7). Além dos documentos arquivísticos (atas, relatórios, projetos, entre outros), também é adequado o uso de outros tipos documentais, como os de apoio a atividade administrativa, pesquisas de satisfação, relatos de história oral, livros, entre outros.

Materializada nas pessoas que a constroem, nos documentos, nos objetos, nos seus registros fotográficos, na sua cultura, no modo de ser e de agir, nos seus saberes e fazeres, a memória institucional volta a cumprir sua missão que é, dentre outras coisas, “a de preservar, integrar e dar identidade a um grupo social” (Worcman, 2001, p. 16), a uma instituição, tornando-se fonte para a evocação de novas memórias e para a recuperação da sua história e é crucial para o funcionamento eficiente e eficaz de uma organização. Nesse sentido,

As instituições trazem embutidos mecanismos de controle social, estabelecendo regras e padrões de conduta que venham a garantir seu funcionamento e o exercício de suas funções reprodutoras. Trata-se de reproduzir rituais que devem ser repetidos por força do hábito e com o apoio da memória. Nessa perspectiva, compreende-se por que as instituições lutam para preservar sua regularidade. Assim, a memória institucional abrangeria a memória organizacional, mas não ficaria limitada a ela. As relações de força é que determinariam o plano institucional e definiriam a organização, com base em sua legitimidade (Nascimento; Parrela, 2019, p. 178).

Portanto, a gestão da memória institucional envolve a coleta, organização e armazenamento adequados de informações relevantes, como registros, objetos, documentos, histórias orais, fotos e outros recursos. A partir dessa gestão da memória institucional, os resultados esperados se materializam em benefícios, como experiência e evolução em melhorias de práticas e processos; com o conjunto de informações coletadas e armazenadas pela gestão informacional, auxilia na tomada de decisões da instituição; a memória institucional mantém viva a história, os valores e a cultura da organização, consequentemente, preserva a identidade, fortalecendo a coesão e a unidade da comunidade institucional; promove a comunicação interna e externa, pois a difusão de histórias da instituição consolida uma narrativa sólida do seu papel sócio-histórico, educacional e científico, bem como um legado duradouro.

Nessa direção destaca-se que as:

Informações organizadas e seguras para o dia a dia ou para momentos importantes de tomada de decisão fazem parte da rotina de qualquer tipo de instituição e tem como resultado dados, procedimentos, produtos e, consequentemente, toda a documentação desses processos que fazem parte da memória institucional, por estarem relacionados a sua trajetória (Nascimento; Parrela, 2019, p. 182).

É alinhado a essas diretrizes que o NuME procura fortalecer a união e promover a memória da FURG, pois, a partir das coleções presentes em seus acervos, pode-se extrair ativos de valores destacáveis, já que auxiliam a moldar sua identidade, orientar seu desenvolvimento e garantir uma abordagem de cultura organizacional informada e bem-sucedida para o futuro. “[...] infere-se que memória institucional, diferentemente da memória organizacional, não quer simplesmente organizar processos, procedimentos ou tarefas, mas sim apreender seu significado e sua personalidade, evidenciando sua posição e seu papel na sociedade, [...]” (Nascimento; Parrela, 2019, p. 180).

Vale lembrar que os documentos arquivísticos são a base para a realização de todas as pesquisas selecionadas. E, ainda, quando passada a temporalidade jurídico-administrativa que carregam a partir de sua produção, os documentos, podem servir a partir de seus usos secundários, para pesquisas, uso social, escrita da história e construção da memória (Silva; Parrela, 2023, p. 15).

Nesse sentido, o diagnóstico realizado no NuME buscou demonstrar, por meio da análise dos dados, a relevância dos acervos e seu possível potencial para a construção da memória institucional da FURG e do seu legado na construção e consolidação da educação superior.

3 Resultados e discussão

A primeira atividade deste estudo pautou-se na identificação de instrumentos (código de classificação, guias, listas, etc.) que situam o documento ao acervo que pertence; a identificação de normas internas direcionadas ao regulamento da produção, uso e arquivamento dos documentos; a identificação de organogramas, regimentos e regulamentos internos que identificam a unidade; a realização de pesquisa documental, observação pessoal e identificação de fontes de pesquisa.

Nessa primeira atividade, encontrou-se o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal e o das atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior, instrumentos utilizados pelo Arquivo Geral da FURG, no entanto, não aplicados nas coleções presentes no NuME.

Não foram encontradas normas internas estabelecidas pelo NuME que regulam a produção, doação/aquisição, uso e arquivamento dos documentos, nem um organograma que situe o Núcleo de Memória na estrutura da Universidade, como também não foi localizado um regulamento interno.

A única norma institucionalizada que foi identificada durante o levantamento de dados é o regimento do NuME. Este foi elaborado em 2002 e aprovado pela Resolução n^o 28 do Conselho Universitário. O regimento possui dez capítulos e 18 artigos que dispõem sobre a finalidade, a composição e administração, as quais destaca, as atribuições do presidente, da comissão executiva, as atribuições da comissão consultora, o apoio financeiro, o apoio operacional, o acervo e as receitas, e, por fim, as disposições gerais. No regimento, consta que o NuME é um órgão ligado à extinta Pró-Reitoria de Assuntos Comunitários e Estudantis (PROACE), atualmente, está ligado à Pró-Reitoria de Extensão e Cultura (PROEXC).

Ao verificar no site da PROEXC⁸, há uma quantidade significativa de órgãos ligados a pró-reitoria, incluindo o NuME, o Centro de Atenção Integral à Criança e ao Adolescente (CAIC), a Diretoria de Arte e Cultura (DAC), a Diretoria de Extensão (DIEX), a Editora e Gráfica da FURG (EDGRAF), os Museus e Centros da FURG (Museu Oceanográfico, Eco-Museu Ilha da Pólvora, Museu Antártico, Museu Náutico, Centro de Recuperação de Animais Marinhos e Centro de Convívio de Meninos do Mar), o Núcleo de Desenvolvimento Social e Econômico (NUDESE), o Seminário de Extensão Universitária da Região Sul (SEURS), a Feira do Livro, o Programa de Auxílio de Ingresso nos Ensinos Técnico e Superior (PAIETS). No site da PROEXC não consta nenhum organograma que estruture a Pró-Reitoria.

Ainda, não existe um regulamento interno referente à gestão das suas atividades considerando, principalmente, aspectos de aquisição, tratamento e descarte do acervo, assim como outros procedimentos referentes ao Núcleo de Memória. Sendo assim, esse fato foi encaminhado às reuniões mensais do NuME motivando as pessoas responsáveis a trabalharem na construção de um regulamento ou normas que envolvesse políticas de aquisição, conservação e descarte de acervo, além de uma comissão técnica permanente para avaliação de possíveis itens a serem descartados.

A segunda atividade contou com a identificação dos tipos documentais; a mensuração dos documentos; a identificação do estado de armazenamento e acondicionamento dos acervos; a adição dos itens ainda não catalogados (objetos 3D, fotografias, documentos textuais, documentos audiovisuais e bibliográficos) em planilha já utilizada no NuME para registro dos seus acervos; o acondicionamento dos acervos em pastas suspensas, caixas arquivo e envelopes de papel. Os dados da mensuração dos documentos podem ser visualizados na Tabela 1. Nessa tabela não estão inclusos os objetos tridimensionais (quadros, roupas, medalhas, troféus, entre outros), pois o objetivo do projeto abrange apenas os documentos de caráter arquivístico e não museológicos.

Tabela 1 – Mensuração dos documentos do Núcleo de Memória da FURG

Fonte: Elaboração própria, 2023.

As coleções de documentos, fotografias, objetos 3D, livros, roupas, recortes de jornais, entre outros, estão dispostos em um arquivo deslizante que contém cinco estantes (Figura 1). Nas estantes estão distribuídos nos respectivos compartimentos as coleções que compõem os acervos do NuME. Referente ao material de cunho arquivístico, foram analisados 22,95 metros lineares e 6.792 fotografias, conforme dados da Tabela 1.

Figura 1 – Arquivo deslizante do NuME

Fonte: Elaboração própria, 2023.

Além do arquivo deslizante, o NuME possui expositores (Figura 2) que trazem objetos, como materiais do curso, capelo de formatura, medalhas, quadros, placas, camisetas, pastas e documentos, como convite de formatura, fotografias, ata de criação do curso, entre outros. O material presente nos expositores, geralmente, está relacionado aos primeiros cursos da Universidade. Ao total são nove expositores, na figura abaixo aparecem cinco.

Figura 2 – Alguns dos expositores do NuME

Fonte: Elaboração própria, 2023.

A construção da terceira etapa do processo se deu a partir da análise dos dados coletados e tem-se como resultado a elaboração do diagnóstico dos acervos do NuME. O documento mais antigo, referente às escolas que deram origem a FURG, data de 1955.

Nesse processo de mapeamento, foi localizada uma tabela no Excel, intitulada “Registro Digital do Acervo do NuME”, com um levantamento prévio dos acervos sob sua custódia, elaborada a partir da seguinte divisão das coleções: coleção iconográfica, coleção documental, coleção de objetos e coleção digital. O material em suporte físico estava armazenado em um arquivo deslizante, nos expositores do Museu e em armários.

Os itens acondicionados no arquivo deslizante foram conferidos e migrados para uma nova planilha, cadastrando os itens que ainda não tinham o código pré-estabelecidos, identificando-os conforme os pré-requisitos e os campos da planilha, como por exemplo, a descrição do item, física e informacional; gênero de acervo; tipo de material; data de registro; data de registro anterior; se foi digitalizado; se está em exposição; possíveis observações; e localização física, com isso acondicionando-os no arquivo deslizante em caixas arquivo, envelopes de papel e pastas suspensas, de acordo com cada assunto. A divisão das coleções a partir do levantamento ficaram assim estabelecidas: coleção iconográfica, coleção documental, coleção de objetos, coleção audiovisual e coleção de livros.

Os acervos custodiados pelo Núcleo de Memória da FURG possuem um grande valor sentimental, memorial e informacional para a Universidade e para a sua comunidade interna, bem como externa. Pois, são essas coleções de documentos que contam a história da Universidade desde antes da sua criação em 1969 até a sua federalização ocorrida em 1985. Além dos documentos textuais em suporte papel, a coleção de fotografias traz e conta a trajetória da FURG por meio da construção e reforma do Campus Cidade, Saúde e, especialmente, no novo espaço, o Campus Carreiros, tem-se fotografias que registram a demarcação do terreno, a abertura de vias, a arborização dos espaços, a construção da Base Oceanográfica, do navio Atlântico Sul, dos pavilhões acadêmicos, dentre outros registros que servem de referência para compreender a evolução e a expansão da Universidade.

Além disso, o NuME custodia a coleção da Feira do Livro da FURG iniciada em 1979. Nesta coleção inclui-se as camisetas utilizadas pelas equipes que compõem a Feira do Livro, os projetos submetidos de cada Feira, fotografias, bottons, folders, entre outros produtos relacionados ao evento. É importante destacar que a Feira do Livro possui um apelo muito forte com a comunidade rio-grandina, pois, além dos estandes de livros, há diferentes atividades culturais que destacam artistas e demais segmentos da cultura da cidade do Rio Grande. Mais detalhes sobre a Feira podem ser encontrados no seu website⁹.

Desta forma, justificam-se as primeiras etapas, uma vez que o diagnóstico é a base do levantamento de informações que compõem os acervos, sejam as funções e atividades realizadas ou os itens que estão presentes nele. Diante disso, foram mapeados os tipos de instrumentos utilizados pelo Núcleo como recursos de gestão e de pesquisa, a identificação dos acervos custodiados, a existência de normas internas direcionadas ao regulamento da produção, uso e arquivamento dos documentos, os tipos documentais, a mensuração dos acervos, dentre outros aspectos.

4 Considerações finais

A realização do diagnóstico no Núcleo de Memória da FURG possibilitou identificar as coleções que custodia, bem como propor ações que não estavam previstas pelo órgão, como a criação de normas de aquisição e a comissão de avaliação de descarte.

Portanto, o diagnóstico do Núcleo de Memória foi uma tarefa meticulosa que exigiu a aplicação de princípios sólidos da Arquivologia. Para tanto, foram estabelecidos os objetivos e as metodologias a serem aplicadas. Isto inclui a seleção de ferramentas de diagnóstico e métricas para avaliação. Foi realizado um levantamento exaustivo dos acervos existentes, identificando-os conforme os parâmetros previamente definidos, como tipo documental, data de criação, tamanho, entre outros. Além disso, verificou-se a integridade das coleções para identificar possíveis redundâncias.

Ademais, identificou-se a ausência de procedimentos de aquisição, avaliação, descarte e preservação dos acervos, nesse sentido, foi sugerido ao órgão a criação dessas normas pensando em contribuir com os aspectos ligados diretamente à gestão das coleções que integram ou que serão integradas aos acervos do NuME e, nessa mesma direção, na durabilidade e na sustentabilidade dos formatos que compõem os acervos, bem como em ações de preservação e de difusão dos mesmos à sociedade.

Conclui-se que o diagnóstico de arquivo é uma etapa crucial na gestão de recursos informacionais, cuja importância é ampliada em diferentes ambientes que exigem alta precisão e integridade dos dados, mais precisamente naqueles que tratam da memória de uma instituição, como é o caso do Núcleo de Memória da FURG à medida que possibilita, a partir da realidade mapeada, o estabelecimento de diretrizes, quer sejam elas estratégicas ou operacionais.

Referências

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NOTAS

CONTRIBUIÇÃO DE AUTORIA

Concepção e elaboração do manuscrito: R. P. Medeiros, E. G. Fantinel, M. S. Silveira

Coleta de dados: R. P. Medeiros, E. G. Fantinel

Análise de dados: R. P. Medeiros, E. G. Fantinel

Discussão dos resultados: R. P. Medeiros, E. G. Fantinel, M. S. Silveira

Revisão e aprovação: R. P. Medeiros, E. G. Fantinel, M. S. Silveira

DECLARAÇÃO DE DISPONIBILIDADE DOS DADOS

Não se aplica

FINANCIAMENTO

Não se aplica

CONFLITO DE INTERESSES

Não se aplica

EDITOR RESPONSÁVEL

Patrícia Nascimento Silva (https://orcid.org/0000-0002-2405-8536)

EQUIPE DE APOIO

Josiane Santos Lima (https://orcid.org/0009-0001-2672-0351)

HISTÓRICO

Recebido em: 02-10-2023 – Aprovado em: 22-11-2023 – Publicado em: 19-12-2023.