Memória governamental e utilização de documentos eletrônicos pela administração pública no Brasil: o caso da Secretaria de Estado da Fazenda de Minas Gerais

Resumo

CRUZ, Emília Barroso. Memória governamental e utilização de documentos eletrônicos pela administração pública no Brasil: o caso da Secretaria de Estado da Fazenda de Minas Gerais. 2002. 272 f. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Escola de Ciência da Informação, Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte. O ponto central desta pesquisa é a preservação da informação arquivística registrada em documentos eletrônicos produzidos pela administração pública. A produção, recepção e acumulação de documentos eletrônicos pelos órgãos governamentais deram origem, junto à comunidade arquivística mundial, a questionamentos quanto às condições de preservação desses registros como prova de atos administrativos e como memória governamental. Os altos custos de manutenção e migração da informação, a fragilidade dos suportes utilizados, a evolução extremamente rápida da tecnologia, causando a obsolescência precoce dos hardware e software, o comprometimento do valor de prova, a procedência e autoria questionáveis, além da questão relativa à proteção da intimidade e da privacidade do indivíduo são questões que forçaram a buscar soluções técnicas. Considerou-se que a gestão de documentos tem muito a contribuir para o enfrentamento do desafio de gerenciar as informações em meio eletrônico. Buscou-se analisar aspectos práticos como a necessidade de adoção de normas e padrões de trabalho internacionalmente aceitáveis visando à preservação da informação governamental. Ao descrever o objeto de estudo, o documento de arquivo, buscou-se demonstrar que a fragilidade do suporte sempre foi uma fonte de preocupação para os arquivistas/conservadores, não sendo diferente a mídia eletrônica do que foi a tábua de argila, o papiro, o pergaminho e o papel. A necessidade de se preservar esses registros está na sua importância para a memória de curto e longo prazos, que servem, respectivamente, ao administrador e ao pesquisador, e sempre ao cidadão. A gestão de documentos e a intervenção desde a produção do documento eletrônico até a sua destinação final dão condições de minimizar e solucionar problemas relativos à preservação, ao acesso e à autenticidade. Procedeu-se à construção de um modelo processual de gestão de documentos eletrônicos, adotando práticas e tecnologias que permitissem produzir um documento eletrônico que mantivesse suas características de acesso e autenticidade a longo prazo, de acordo com as necessidades da organização que o gerou. A literatura disponível serviu de base para discutir pontos como a utilização do hardware mais adequado, de acordo com a temporalidade e uso do documento; a necessidade de adoção de software compatíveis entre si; a utilização de metadados e da criptografia para garantir a autenticidade do documento eletrônico; a recuperação da informação por meio da utilização dos planos de classificação empregados para os documentos tradicionais na instituição; as condições básicas de arquivamento; e os procedimentos de avaliação, eliminação e recolhimento. A partir da discussão desse modelo processual e de pesquisa em instituição da administração pública do Estado de Minas Gerais, elaborouse um modelo adaptado à realidade e às necessidades daquela organização. Utilizouse de entrevistas com funcionários de três setores da Secretaria de Estado da Fazenda de Minas Gerais e da pesquisa documental para descrever o processo estudado, a Apuração do Valor Adicionado Fiscal. A partir daí, conformou-se o modelo inicial à realidade que se apresentava na Secretaria de Estado da Fazenda, sugerindo modelo de gestão de documentos eletrônicos que atendesse às necessidades arquivísticas de acesso e autenticidade, mas dentro das possibilidades de implementação desse modelo pela organização. Observou-se que a Secretaria de Estado da Fazenda tem adotado, por intermédio do Centro de Racionalização e Informação, setor responsável pela informatização de processos referentes às atividades finalísticas da instituição, procedimentos, considerados essenciais à preservação do documento eletrônico. Somente algumas questões referentes ao hardware utilizado e à implementação de programa de gestão de documentos eletrônicos, além da adoção de ferramentas como a assinatura digital e o metadados, devem ser reformuladas para que possam garantir o acesso, a preservação e a autenticidade do documento eletrônico na Secretaria de Estado da Fazenda de Minas Gerais.