Brazilian universities and the management of archives: in search of a new approach.

Resumen

SANTOS, Vilma Modeira dos. Brazilian universities and the management of archives: in search of a new approach. Liverpool: University of Liverpool, 1998. 208p.(Tese: doutorado em arquivologia) Estudo crítico dos programas de administração de arquivos implementados nas universidades brasileiras, adotando-se a pesquisa de campo como método de pesquisa e o questionário como instrumento de coleta de dados. As 89 universidades brasileiras ligadas ao Conselho de Reitores das Universidades Brasileiras – CRUB - constituem o universo pesquisado. Os questionários procuraram obter dados sobre a participação das bibliotecas universitárias na administração de arquivos (questionário A) e sobre os demais programas arquivísticos existentes nas universidades (questionário B). As taxas de retorno foram 65,0% e 55,1%, respectivamente. Verificou-se que as primeiras iniciativas das universidades brasileiras no campo da administração de arquivos datam de meados da década de 70. É digno de nota o fato dessas iniciativas estarem relacionadas ao recolhimento de conjuntos acumulados no ambiente externo às universidades, o que pode refletir uma preocupação dos pesquisadores em preservar acervos ameaçados pelo regime autoritário. Por outro lado, os programas arquivísticos, ligados à administração da documentação acumulada em decorrência das atividades universitárias - os chamados sistemas de arquivos - começam a ser implementados apenas no final da década de 80. Os sistemas de arquivos são responsáveis apenas pelos arquivos institucionais, possuindo estrutura e recursos próprios, não apresentando interação com os programas voltados para os arquivos não institucionais. Quanto aos últimos, nota-se que a biblioteca universitária se encontra altamente comprometida com a sua administração sem que, muitas vezes, sejam observados os métodos arquivísticos de tratamento dos arquivos, sob os aspectos físico e intelectual. A noção de que os documentos bibliográficos, mesmo os gerados em conexão com as atividades da universidade, são da alçada da biblioteca, ainda é muito comum. Além da biblioteca universitária, verifica-se a existência de centros de documentação, centros de estudos, centros de memória ou mesmo de arquivos históricos para administrar os arquivos vindos do ambiente externo, também com estrutura e recursos próprios. Curiosamente, esses termos são muitas vezes adotados para denominar unidades responsáveis por acervos de caráter puramente arquivístico. Em algumas universidades, verificou-se a proliferação de órgãos envolvidos com a administração de arquivos (institucionais e/ou não institucionais) o que leva, obviamente, à duplicação dos já escassos recursos. Levando-se em conta as características das instituições brasileiras de ensino superior, as prescrições da Lei Nacional de Arquivos (Lei 8.159/91) e os instrumentos legais que a complementam, a literatura arquivística relevante e os resultados da pesquisa de campo, propõe-se um novo enfoque para a formulação de uma política arquivística para as universidades brasileiras, fundamentado em um trabalho compartilhado com as instituições arquivísticas públicas em nível municipal, estadual e federal. Isso porque, conforme claramente demonstrado pela pesquisa de campo, as universidades brasileiras podem desempenhar um papel crucial na preservação de acervos arquivísticos que fogem à competência da rede de arquivos públicos, tendo já assumido, em alguns estados e municípios, a liderança no gerenciamento de programas arquivísticos locais e/ou regionais, inclusive para a área governamental. Sugere-se, ainda, que a política arquivística seja planejada, na estrutura universitária, de forma compartilhada com as bibliotecas e os museus.