A gestão de documentos e tramitação de processos na administração pública, com a utilização do Sistema Eletrônico de Informações – SEI

um estudo de caso na Universidade Federal de Viçosa

Resumen

O Sistema Eletrônico de Informações é atualmente a principal ferramenta que a administração pública utiliza para a gestão de documentos e tramitação de processos. O sistema foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da quarta região e é o principal produto do projeto Processo Eletrônico Nacional que viabiliza uma infraestrutura de processo eletrônico e promove a modernização da gestão pública. Por meio do SEI é possível criar, assinar, tramitar e gerenciar toda massa documental remotamente, gerando eficiência e promovendo a publicidade dos atos processuais. Nesse contexto, o presente estudo teve como principal objetivo analisar as principais contribuições, riscos e limitações da utilização do SEI na gestão de documentos e tramitação de processos na Universidade Federal de Viçosa - UFV. Para tanto, foi realizado um estudo de caso com a Comissão de Gestão e Acompanhamento do SEI na instituição, por meio de realização de entrevistas e levantamento documental, com obtenção de análise satisfatória do objetivo pretendido. A partir disso, conclui-se que o sistema contribui significativamente com a economia de recursos e a eficiência do serviço público na instituição. Em relação aos riscos e limitações, eles se situam em torno da gestão documental. Por ele não ser considerado um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, o sistema coloca em risco as informações nele produzidas, exigindo que medidas efetivas de atualização sejam implementadas para sanar as incoerências encontradas.